연말연시는 공연 기획자들에게는 어느 때 보다 바쁜 시기로 각 공연장마다 쉴 틈 없이 많은 공연이 무대에 올려진다.
무대에서 관객에게 보여 지는 공연시간은 불과 1시간에서 길게는 3시간 이내다. 하지만 한 공연을 위해 공연기획자들은 길게는 몇 년에서부터 짧게는 몇 개월을 보낸다는 사실을 아는 사람들은 그리 많지 않다.
그 메커니즘을 살펴보면 공연기획에서 첫 수순은 연주자나 단체를 섭외해 계약을 하는 것이다. 이때 이름만대면 알만한 유명 아티스트나 단체는 섭외 자체가 쉽지 않다.
또한 그들은 프로그램을 직접 선택해 결정하는 경우가 많아 공연기획자들의 속을 태우기도 한다. 출연자의 개런티를 충당할 비용이 허락된다면 스타급 아티스트를 모시는 것만으로도 일단 공연의 절반은 성공이라고 보기도 한다.
공연을 펼쳐 보일 장소를 확보하는 것도 필수다. 대형 공연장의 경우 보통 1년 전에 대관신청을 받고 있기 때문에 원하는 날 공연을 하기 위해서는 공연장 정기대관 일정을 관심 있게 봐야 한다.
대관을 신청했다고 100% 받아들여지는 것은 더더욱 아니다. 심의절차를 거쳐야 가능하다. 이를 놓치는 경우 수시대관이라 하여 빈 날짜를 선택할 수 있게 하지만 주요 공연일은 정기대관을 통해 선점이 되므로 서둘러야 좋은 날을 잡을 수 있다.    
지금은 간소화 된 공연물 심의 부분도 과거에는 ‘공연윤리위원회’라는 이름으로 이념과 사상 논리를 적용해 공산주의 국가 출신 작곡가의 곡은 연주자체가 불가한 웃지 못 할 경우도 있었다.
그 대표적인 사례가 러시아출신 작곡가 쇼스타코비치의 곡을 우리가 오케스트라로 듣게 된 것이 불과 몇 년 되지 않았다는 사실이다.
지금은 ‘영상물등급위원회’로 명칭을 바꾼 이곳에서 외국인 연주자나 연출가 등 출연진이 있을 경우 공연추천서를 받아 아티스트의 입국을 돕는다.
공연을 기획하면서 저작권 문제도 빠뜨릴 수 없는 부분이다. 문학, 학술과 예술부문의 창작물은 저작자 사후(死後) 50년까지 그 권리가 보장된다. 때문에 연주 악보의 경우 사후 50년이 지나지 않은 연주자의 곡은 구입은 불가하고 대여해서만 사용할 수 있으며 간혹 저작권협회에 사용료를 지불하기도 한다.
공연 준비 시 서둘러야 하는 것 중 하나가 공연 티켓을 여는 일인데 일반 관객이 표를 구할 수 있도록 티켓판매를 시작하는 것을 말한다.
요즘처럼 온라인이 발달한 시대에는 각종 인터넷 예매사이트를 이용하고, 더 많이 외부에 노출 될 수 있도록 이미지가 각인될 수 있는 플래시 배너 등을 활용한다.
공연 타이틀이 사람들에게 많이 보여 질수록 판매고를 올리는데 유리하므로 부지런히 손품 발품을 팔 수밖에 없다. 홍보포스터, 전단지, 현수막, 언론보도 등 활용할 수 있는 각종 홍보수단과 인맥을 동원해서 공연을 알리고 많은 관람객이 모일 수 있게 한다.
이때는 무엇보다 입소문 즉 구전마케팅이나 이미지 광고를 부각시켜 사전에 정보를 주고 시각적으로 구미가 당기도록 하는 것도 중요하다.
이처럼 공연 하나가 무대에 오르기까지 공연기획자들의 끊임없는 노력과 많은 과정을 거쳐야한다. 공연장의 객석이 꽉 찼을 때 출연자도 그렇겠지만 누구보다 가장 행복한 사람은 무대 뒤를 뛰어다니는 공연 기획자들일 것이다.
초대권이 아닌 티켓을 구매하여 가장 멋진 옷을 골라 입고 여유로운 문화생활을 한번 즐겨보자. 이는 공연문화의 활성화에도 기여하고 문화발전을 위해 수고로움을 마다하지 않는 공연기획자들에게 힘을 북돋아 줄 것이다.